Zur Zeit der Österreichisch-Ungarischen Monarchie und auch während der 1. Republik gelang keine organisatorische Zusammenfassung der selbständigen Wiener Zentralbehördenarchive.
Der „k. k. Archivrat“ (gegründet 1894) war im Grunde nur ein beratendes Gremium des k. k. Ministeriums des Innern mit vertieften Kompetenzen für den Archivalienschutz in „Cisleithanien“. Für die „gemeinsamen“ (k. u. k.) Archive – das Haus-, Hof- und Staatsarchiv, das Kriegsarchiv und das „Reichsfinanzarchiv“ (Hofkammerarchiv) – besaß er keine Zuständigkeit.
Der nach dem 1. Weltkrieg ventilierte Plan, nach preußischem Vorbild eine Generaldirektion der staatlichen Archive zu errichten, zerschlug sich noch in den 1920er Jahren.
Nur über den Umweg des Archivalienschutzes (1. und 2. Archivamt und Oberste Archivleitung) und eine „Archivfachmännerkonferenz“ (Archivbeirat) ließ sich ein gewisser Zusammenhalt in der völlig zersplitterten Archivlandschaft der Zwischenkriegszeit herstellen. Die führende Rolle spielte dabei das Haus-, Hof- und Staatsarchiv.
Erst nach dem „Anschluß“ Österreichs an das Deutsche Reich 1938 wurden die Bemühungen um eine Zentralisierung des Archivwesens wieder intensiviert. Mit § 9 (1) der 6. Verordnung über die Übertragung von Aufgaben und Befugnissen des Reichsstatthalters in Österreich vom 11. Januar 1940 (RGBl. 1940/I, S. 54) wurde ein direkt dem Reichsminister des Innern unterstelltes „Reichsarchiv Wien“ ins Leben gerufen.
Es bestand aus dem
Die Führung des Reichsarchivs Wien übernahm der Direktor des Haus-, Hof- und Staatsarchivs Ludwig Bittner (1877–1945).
Lediglich das remilitarisierte und in die deutsche Heeresarchivorganisation eingegliederte Kriegsarchiv (Heeresarchiv Wien) und das Verkehrsarchiv, das man der Reichsbahnverwaltung zuordnete, blieben außerhalb der neuen Organisationsstruktur.
Die rechtliche Grundlage für die Fortführung der seit 1940 bestehenden Organisationsstruktur nach der Befreiung Österreichs 1945 bildete das Behördenüberleitungsgesetz vom 28. Juli 1945 (StGBl. Nr. 94/1945), das in § 10 die Errichtung eines Österreichischen Staatsarchivs als nachgeordnete Dienststelle des Bundeskanzleramtes vorsah.
Das Österreichische Staatsarchiv bestand zunächst aus den Abteilungen:
Das 1946 zunächst dem Bundesministerium für Verkehr unterstellte „Archiv für Verkehrswesen“ wurde nach seiner Überführung in das Staatsarchiv 1947 dem Allgemeinen Verwaltungsarchiv zugeschlagen, 1954 aber als eigene Archivabteilung eingerichtet.
Das 1947 vorerst im Organisationsrahmen des Österreichischen Staatsarchivs wiedererrichtete Archivamt zur Wahrnehmung des Archivalienschutzes wurde 1954 als eigene Behörde direkt dem Bundeskanzleramt unterstellt.
Die Generaldirektoren des Österreichischen Staatsarchivs führten das Archivamt seitdem in Personalunion, Archivare aus den Abteilungen des Staatsarchivs fungierten als Referenten des Archivamts.
Zu einer einschneidenden Strukturveränderung im österreichischen Bundesarchivwesen kam es 1983 mit der Schaffung der Abteilung Archiv der Republik (und Zwischenarchiv), an das die übrigen Abteilungen des Staatsarchivs das Behördenschriftgut der 1. Republik, der NS-Zeit und der 2. Republik abzutreten hatten. Die Bestände des aufgelösten Verkehrsarchivs wurden zwischen dem Archiv der Republik und dem Allgemeinen Verwaltungsarchiv aufgeteilt.
Die Abteilungen Allgemeines Verwaltungsarchiv, Haus-, Hof- und Staatsarchiv, Kriegsarchiv und Finanz- und Hofkammerarchiv wurden mit Errichtung des Archivs der Republik zu „historischen Archiven“.
Das von ihnen verwahrte Archivgut umfasst also mit einigen charakteristischen Ausnahmen nur die Zeit der Habsburgermonarchie bis zum Ende des 1. Weltkrieges. Das archivreife Schriftgut der abgabepflichtigen Bundesdienststellen übernimmt heute nur mehr die Abteilung Archiv der Republik.
Der organisatorischen Zusammenfassung 1940 und 1945 folgte zunächst keine räumliche Zusammenführung der über ganz Wien verstreuten Abteilungen.
Aus in den 1950er Jahren bereits sehr konkreten Plänen für den Neubau eines Zentralarchivgebäudes wurde schließlich nichts, und so mussten bis Ende der 1980er Jahre die Standorte Wien I, Minoritenplatz 1 (Generaldirektion und Haus-, Hof- und Staatsarchiv), Wien I, Johannesgasse 6 (Hofkammerarchiv), Wien I, Wallnerstraße 6 (Allgemeines Verwaltungsarchiv), Wien I, Himmelpfortgasse 6 (Finanzarchiv), Wien VII, Stiftgasse 2-2a (Kriegsarchiv), Wien III, Aspangstraße 33 (Verkehrsarchiv) und Wien VII, Andreasgasse 7 (Archiv der Republik) betreut werden.
1981–1986 wurde in Wien-Erdberg (Nottendorfer Gasse 2-4, 1030 Wien) ein Archivneubau errichtet (Eröffnung 1988), der heute die Generaldirektion, die Restaurierwerkstätte, die Zentralbibliothek des Staatsarchivs und die Archivabteilungen Allgemeines Verwaltungsarchiv, Archiv der Republik, Kriegsarchiv und Finanz- und Hofkammerarchiv beherbergt.
Nur die denkmalgeschützten Archivzweckbauten des 19. Jahrhunderts in der Johannesgasse und am Minoritenplatz werden weiterhin genutzt.
Hutterer/Just, Reichsarchiv Wien 1938-1945 (PDF 141 kB)