Das Archiv der Republik/Zwischenarchiv besteht seit 1983 im Rahmen des Österreichischen Staatsarchivs als selbständige Archivabteilung. Es verwahrt das Schriftgut, das bei den Zentralstellen der Republik Österreich seit ihrer Gründung 1918 angefallen und für archivwürdig befunden worden ist.
Als einzige Abteilung des Österreichischen Staatsarchivs ist das Archiv der Republik aber auch zuständig für die Sichtung, Bewertung, Übernahme und Erschließung des zeitgenössischen Schriftguts der österreichischen Bundesverwaltung.
Den rechtlichen Rahmen für den Kontakt des Archivs der Republik mit diesen noch sehr fruchtbaren Schriftgutproduzenten – letztlich allen Bundesdienststellen – stecken das Bundesarchivgesetz und die begleitenden Verordnungen ab. Das Bundesarchivgesetz legt auch fest, welche Bundesdienststellen eigene Archive führen dürfen und nicht in den Kompetenzbereich des Österreichischen Staatsarchivs fallen.
Der Neubau des Österreichischen Staatsarchivs in Wien-Erdberg wurde 1987 fertig gestellt. Das Archiv der Republik/Zwischenarchiv, das bis dahin provisorisch in einem ehemaligen Fabriksgebäude im 7. Wiener Gemeindebezirk untergebracht war, bezog als erste Archivabteilung das neue Gebäude.
Dank der neu geschaffenen archivtechnischen und räumlichen Infrastruktur war das Österreichische Staatsarchiv erstmals in der Lage, das von den Registraturbildnern, das heißt von den Zentralstellen der österreichischen Bundesverwaltung, angebotene, also für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigte Schriftgut großzügig zu übernehmen und nach modernen konservatorischen und sicherheitstechnischen Gesichtspunkten aufzubewahren.
Wie schon der Name der Abteilung zum Ausdruck bringt, fällt sämtliches Registraturgut, das ab der Gründung der Ersten Republik 1918 bei den zentralen Einrichtungen der österreichischen Bundesverwaltung (Präsidentschaftskanzlei, Bundeskanzleramt, Bundesministerien, zentrale Bundesämter bzw. nachgeordnete Dienststellen der Ministerien und des Bundeskanzleramtes) entstanden war, in die Zuständigkeit des Archivs der Republik.
Viele Gründe hätten dafür gesprochen, den Zeitraum der in einem „zeitgeschichtlichen Archiv“ verwahrten Bestände mit dem Ende des Zweiten Weltkriegs und dem Beginn der Zweiten Republik (1945) beginnen zu lassen. Archivtechnisch wäre diese Trennung in vieler Hinsicht leichter durchführbar gewesen.
Die Praxis zeigte, dass eine Teilung von Beständen nach dem Prinzip „Monarchie oder Republik“ mit 1918 als Wasserscheide vielfach unmöglich war. So befinden sich die Registraturen der Bundesministerien für Justiz und Unterricht, die vom Schriftgut ihrer k. k. Vorgängerbehörden nicht zu trennen waren, in der Abteilung „Allgemeines Verwaltungsarchiv“.
Andererseits verwahrt das Archiv der Republik nicht nur das Schriftgut des Sozialministeriums seit seiner Errichtung 1917 und Bestände zum Kriegsflüchtlingswesen ab 1914, sondern auch die wenigen, aber bedeutungsvollen, staatsrechtlich zwar nicht der Republik Österreich, gewiss aber der Geschichte unseres Landes zuzuzählenden Akten der NS-Zeit (Reichskommissar für die Wiedervereinigung Österreichs mit dem Deutschen Reich, Reichsstatthalter in Österreich, „Gauakten“).
Überhaupt nicht durch einen „horizontalen Zeitschnitt“ zu trennen waren die Bestände des ehemaligen „Verkehrsarchivs“, so dass durch Übernahme von Schriftgut einzelner Bahnunternehmungen das einschlägige Archivgut bis in den Vormärz zurückreicht.
Die Sicherung des Schriftguts aus der Zeit der Ersten Republik (1918–1938), das schon von den alten, bis 1983 ja „lebenden“ Archivabteilungen übernommen worden war, sowie jener Bestände, die aus der Zeit des Nationalsozialismus (1938–1945) erhalten geblieben sind, stellte das Archiv der Republik vor keine größeren Schwierigkeiten. Die Archivalien dieser Periode sind auch durch ein gedrucktes Inventar erschlossen.
Die zweite zentrale Aufgabe des Archivs der Republik besteht in der Bewertung, Übernahme, Sicherung und Erschließung des gesamten Schriftguts der zentralen Verwaltungseinrichtungen des Bundes seit 1945.
Als Richtlinie ist die Anbietung des Schriftgutes an das Archiv spätestens 30 Jahre nach dessen Entstehung vorgeschrieben, doch zeigt die Erfahrung, dass Schriftgutproduzenten, die über reichlich Lagerraum verfügen, oft sehr viel ältere Bestände im eigenen Bereich lagern, während übersiedelnde oder unter Raumnot leidende Dienststellen gerne junge Schriftgutjahrgänge anbieten. Dies zwingt das Archiv der Republik häufig zu ebenso flexiblem wie pragmatischem Einsatz seiner Ressourcen, um das der Forschung zwar noch auf viele Jahre verschlossene, historisch aber zweifellos wertvolle Schriftgut sicherzustellen.
Im Bereich des Zwischenarchivs entspricht beispielsweise die Kooperation mit dem Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten dem „state of the art“. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums sichten das bereits im Österreichischen Staatsarchiv zwischengelagerte Schriftgut und bereiten dieses in Zusammenarbeit mit dem Archiv der Republik für die künftige Forschung auf.
Waren vor 1987 aufgrund der räumlichen Gegebenheiten kaum mehr Aktenübernahmen durch das Österreichische Staatsarchiv in größerem Umfang möglich, hat das Archiv der Republik in den vergangenen Jahren durchschnittlich Behördenschriftgut (Vertragswerke, Pläne) im Umfang von 3.000 Regallaufmetern übernommen.
Damit hat sich das Bestandsvolumen des Archivs der Republik seit der Übersiedlung in den Neubau 1987 nahezu verdreifacht. Insgesamt betreut das Archiv der Republik gegenwärtig mehr als 50.000 Regallaufmeter Archivgut.
Vor allem die letzten Jahre stellten das Archiv der Republik vor besondere organisatorische und arbeitstechnische Anforderungen, nicht nur durch die Übernahme großer Schriftgutmengen infolge der Auflösung von Dienststellen (z.B. der Finanzlandesdirektionen), sondern auch durch den Wunsch nach wissenschaftlicher Benützung bestimmter Bestände, etwa durch die „Historikerkommission“.
Durch die langjährige Tätigkeit der „Historikerkommission“, der Bankenkommissionen, der Provenienzforschung, die verstärkte Holocaustforschung und die umfassenden und detaillierten Recherchen seitens des Entschädigungsfonds im Staatsarchiv war und ist das Archiv der Republik in die aktuelle zeithistorische Forschung ebenso intensiv eingebunden wie in die aufwändige verwaltungsmäßige Umsetzung von Aktionen wie Zwangsarbeiter-, Kriegsgefangenen- und Trümmerfrauenentschädigung, Naturalrestitution usw.
Seit Jahren und mit steigender Tendenz setzen moderne Verwaltungen Instrumente der Informationstechnologie ein, um die ihnen gesetzlich zugeschriebenen Aufgaben zu erfüllen.
Das Archiv der Republik brachte bereits ab 1985 ein elektronisches Kanzleiverwaltungssystem zum Einsatz. Das Österreichische Staatsarchiv war eine der ersten Bundesdienststellen, die komplett auf den elektronischen Akt (ELAK) umgestellt wurden.
Die Langzeitarchivierung elektronischer Daten aus Kanzlei-Informationssystemen bzw. elektronischer Akten fällt ebenso wie die Übernahme „traditioneller Papierunterlagen“ in die Kompetenz des Archivs der Republik.
In diesem Bereich sind die vom Archiv der Republik beigestellten Fachleute von Beginn an in die Umsetzung des „papierlosen Büros“ (Bundes-ELAK), die Pflege des nunmehr rein elektronischen Aktes (DLM = Document Lifecycle Management) und in die Schaffung einer elektronischen Schnittstelle (EDIAKT) zwischen den unterschiedlichen elektronischen Aktensystemen der föderalen Verwaltungsstellen Österreichs eingebunden.
Auf diesen Grundlagen werden die Voraussetzungen für die Sicherung des elektronischen Schriftguts und damit die Quellenbasis für die zukünftige historische Forschung geschaffen. Der Blick richtet sich also in die Zukunft, um auch für spätere Generationen das historische Erbe unseres Landes zu erhalten.