Die Republik Österreich ist in der Entwicklung der elektronisch unterstützten Verwaltung führend in der Europäischen Gemeinschaft (e-government). Dies wurde besonders durch die Einführung der elektronischen Aktenbearbeitung nochmals unterstrichen. Mit der Inbetriebnahme des Projektes ELAK im Bund (EiB) wurde die Notwendigkeit erkannt, auch für die langfristige Archivierung dieses elektronischen Aktenmaterials zu sorgen. Die Verantwortung für die Umsetzung des Projektes „digitale Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen“ (digLA) wurde an das Österreichische Staatsarchiv übertragen.
Die Aufgaben des Österreichischen Staatsarchivs gehen aber weit über die Bewahrung des elektronischen Aktenmaterials hinaus. Im Österreichischen Staatsarchiv steht wertvolles historisches Quellenmaterial der österreichischen und europäischen Geschichte zur Verfügung. Es gilt daher, auch dieses Archivgut in die „digitale Welt“ überzuführen und den Zugriff und die Reproduktion dieses wertvollen Kulturgutes über weitere Jahrhunderte zu ermöglichen.
Die einlangenden und auch die digitalisierten Archivobjekte (physische Akten, Urkunden, Pläne, Bücher und sonstiges wertvolles historisches Kulturgut) werden in das PDF-A Format konvertiert. Die konvertierten Archivobjekte und die objektbezogenen Metadaten werden im EDIAKT II Standard (XML) in das Langzeitarchiv (digLA) übergeführt. Dabei werden weitere, mit der Langzeitarchivierung verbundene technischen Metadaten gebildet.
Die notwendigen Prozesse, digitales Archivmaterial langfristig („auf ewige Zeiten“) zugreifbar- und reproduzierbar zu erhalten, sind in dem auf internationaler Basis entstandenen OAIS Modell ( open archive information standard) definiert. Das digLA wird daher auf den Prozessbeschreibungen des OAIS Modells (ISO Norm Nr. 14721.2003) realisiert. Der Zugriff auf alle im digLA abgelegten Archivalien ist durch ein bereits im Einsatz befindliches „Findsystem“ unterstützt.
Die Langfristigkeit wird durch einen im OAIS Modell definierten Massnahmenkatalog (preservation plan) sichergestellt, der alle Komponenten des digLA überwacht und im Anlassfall die Anpassung an den aktuellen Stand der Technik auslöst. Mit der Verfügbarkeit neuer technischer Komponenten im Bereich von Hardware und Software ist eine Migration des digitalen Archivbestandes und der Metadaten verbunden.
Die für das digLAimBund einzusetzende Software ist grundsätzlich mandantenfähig zu gestalten, sodass die Leistungen des digLAim Bund auch anderen Organisationen der öffentlichen Verwaltung, die bereits von der Projektierung Kenntnis haben, aber auch privaten Organisationen, die einen Bedarf nach Aufbewahrung und Sicherung von Aufzeichnungen auf „lange Zeit“ haben, zur Verfügung gestellt werden kann.
Die Errichtung des digLA wird unter Einhaltung der maximalen Sicherheitsstandards im Hochsicherheits-Rechenzentrum der Republik Österreich und angeschlossenem Backup-Standort erfolgen. Die systemadministrative Unterstützung leisten die Mitarbeiter des Standortes, die Betriebsführung und die Anwenderbetreuung liegt in der Verantwortung des zukünftigen Betreibers.