Ideenmanagement
Leistungsfähige Verwaltung: Weniger Bürokratie - Mehr Innovation
Als innovatives und motivationssteigerndes Instrument auf dem Weg zu einer moderneren und effektiveren Verwaltung wurde 2005 das bekannte betriebliche Vorschlagswesen (schon in den 1970er Jahren in Ansätzen eingeführt) durch eine neue Initiative "Ideenmanagement im Bund" als Pilotprojekt reaktiviert. Neben der federführenden BKA Sektion III und dem haben sich am Pilotprojekt auch das , das und das mit einzelnen Organisationen und Dienststellen beteiligt.
Nach einer Einführungsphase läuft das Projekt nun bereits seit 3 Jahren mit dem Ergebnis, dass dabei in dem entsprechend kleinen Rahmen über 350 Ideen eingebracht wurden von denen 59 umgesetzt worden sind – mit einer Gesamteinsparung von fast 90.000 Euro.
Ende 2007 wurde das Projekt "Ideenmanagement" evaluiert, mit dem Ziel, eventuelle Schwachstellen heraus zu filtern und 2008 einen breiteren, effektiveren Relaunch zu starten.
Details zu den Ideen aus dem Bundeskanzleramt
Insgesamt sind aus dem Bereich Bundeskanzleramt 138 Ideen eingelangt, die zum Großteil operativ technische Maßnahmen zur Erleichterung des Arbeitsalltags aber auch zur Effizienzsteigerung umfassen. Die Palette reicht dabei von einer Liste säumiger Zahler, deren neuerliche Aufträge an das Staatsarchiv nur mehr nach Bezahlung aller offenen Forderungen bearbeitet werden, über die Einrichtung von Minutenlicht in den Gängen bis zur Neugestaltung der Homepage des Staatsarchivs. Seit März 2008 wird das Ideenmanagement im Ressortbereich "Bundeskanzleramt", benutzerfreundlich über das Intranet zugänglich, flächendeckend eingesetzt.
Details zu den Ideen aus dem Bundesministerium für Finanzen
Das Bundesministerium für Finanzen hat sich mit 2 Finanzämtern und einem Zollamt am Pilotprojekt beteiligt. Seit 1. November 2005 wurden 90 Vorschläge eingebracht. Eine Vielzahl der eingebrachten Ideen betreffen Qualitätssicherung beziehungsweise Verbesserungen unter verstärkter Nutzung der IT in einem hoch spezialisierten System.
Automatisierte Listenerstellungen erleichtern etwa die Bearbeitung, akustische Signale beim Einlangen eines elektronischen Antrags ermöglichen die sofortige Bearbeitung. Dadurch können die internen Geschäftsprozesse noch effizienter gestaltet werden, ohne dass dadurch Qualitätseinbußen zu befürchten wären. Zumeist sind die im Bundesministerium für Finanzen eingebrachten Vorschläge sehr umfangreich und nur organisationsübergreifend umzusetzen.
Details zu den Ideen aus dem Bundesministerium für Landesverteidigung
Das Bundesministerium für Landesverteidigung gibt als Ausgabenreduktion für seine 114 Vorschläge insgesamt 71.000 Euro an. Beteiligt am Projekt waren die Heeresbekleidungsanstalt Brunn, das Heereslogistikzentrum Wels und die Heeresmunitionsanstalt Buchberg.
So wurde etwa auf Vorschlag eines Mitarbeiters eine Rampe gebaut, damit im Wirtschaftsgerätelager der Heeresbekleidungsanstalt die Be- und Entladung nicht mehr händisch erfolgen muss. Mittels Gabelstapler kann nun effizient aus- und eingeladen werden. Ein weiteres Beispiel betrifft die Desinfektion von Munitionsverschlägen. Bisher mussten die Mitarbeiter diese Aufgabe in tagelanger Kleinarbeit mittels Pinsel durchführen. Ein Mitarbeiter hat ein Tauchverfahren entwickelt, bei dem die Munitionsverschläge in einer Wanne mit Desinfektionsmittel desinfiziert und anschließend nur getrocknet werden. Damit kann diese Arbeit in wesentlich kürzerer Zeit und wetterunabhängig erledigt werden.